كيف يمكن ادراج وثيقة في ملف تعرض على مطلب التحفيظ؟

قمت بتعرض على مطلب تحفيظ امام المحافظة العقارية لكن عند الادلاء بالحجج والوثائق لم يقبل الموظف المكلف تسلم وثيقة تتعلق بشهادة جبائية خاصة بالملك علما انها ذات اهمية في الملف فكيف يمكنني ادراج هذه الوثيقة علما أن الملف لازال في المحافظة العقارية ولم يتم توجيهه بعد إلى المحكمة؟ شكرا لكم